Normalerweise besteht bei Verträgen der Grundsatz der Formfreiheit. Das heißt, dass ein Vertrag nicht in einer bestimmten Form abgeschlossen werden muss. Etwas anderes gilt, wenn das Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt oder eine Form vertraglich vereinbart wurde. Dies gilt auch für Mietverträge: Der Abschluss eines Mietvertrages kann formfrei erfolgen, es sei denn, es handelt sich um einen Vertrag im Sinne von §§ 550, 578 BGB. Danach muss ein Mietvertrag, der für längere Zeit als ein Jahr abgeschlossen wird, in schriftlicher Form abgeschlossen werden.

„Schriftliche Form“ bezieht sich nach der Rechtsprechung auf das Schriftformerfordernis nach § 126 BGB. Dies bedeutet, dass die Vertragsparteien eigenhändig durch Unterschrift oder mittels notariell beglaubigtem „Handzeichen“ den Vertrag unterzeichnen müssen.

Ein Abschluss in Textform ist daher bei langfristigen Mietverträgen nicht ausreichend. Ein Austausch der Vertragsurkunden per Fax oder E-Mail genügt den Erfordernissen nach § 126 BGB nicht.

Dieser Vertragsschluss in Schriftform klingt ganz einfach, birgt jedoch eine Vielzahl von  Problemen in sich.

Es müssen nicht alle Vertragsparteien sämtliche Ausfertigungen des gleichlautenden Vertragstextes unterzeichnen. Jede Partei muss lediglich eine Ausfertigung mit der Unterschrift der anderen Partei erhalten. Es reicht auch aus, wenn nur eine Partei eine Ausfertigung des Vertrages erhält, der alle Unterschriften aufweist. Die Vertretung ist bei der Unterschrift möglich, soweit die Voraussetzungen der §§ 164 ff. BGB beachtet werden. Sind die Parteien bei dem Vertragsschluss alle anwesend, wird der Vertragsschluss insoweit unproblematisch sein.

Sind jedoch nicht alle Parteien anwesend, erfolgt die Unterzeichnung nicht gleichzeitig. Vielmehr unterzeichnet erst eine Partei und leitet den Vertrag dann an die andere Vertragspartei zur Unterschrift. Der Vertrag muss aber nicht nur gegengezeichnet werden, sondern der gegengezeichnete Vertrag muss auch noch an den Vertragspartner ausgehändigt werden. Hier geht es um das Prinzip des Angebots und der Annahme. Die formgerechte Annahme kann jedoch nur durch die Übersendung der gegengezeichneten Urkunde erfolgen. Die konkludente Annahme reicht nicht aus. Ferner darf die Annahme in einer separaten Urkunde erfolgen.

Erfolgt die Übersendung oder die Vorlegung nicht und verzichtet der Vertragspartner nicht auf den Zugang der Annahmeerklärung, kommt es zu einer weiteren Problematik: Bleibt die Annahmeerklärung zu lange liegen und wird sie erst später übersendet, so kann die Annahme als neues Angebot ausgelegt werden, das der Vertragspartner wiederum nicht annehmen muss. Innerhalb welchen Zeitraums die Annahme dem Vertragspartner zugehen muss ist eine Frage des Einzelfalls.

Werden dieses Schriftformerfordernisse nicht beachtet, liegt ein Formmangel vor. Damit ist der Vertrag unwirksam!