Rechtsanwalt Alexander Tribess

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Versendet der Auftraggeber Nachrichten an die Bieter per E-Mail, muss er den Nachweis des Zugangs beim Bieter führen können. Zumindest dann, wenn ihm Zustellprobleme bekannt sind, kann das bedeuten, dass der Auftraggeber Erkundigungen dazu einholen muss, ob eine E-Mail den Bieter tatsächlich erreicht hat. So entschied es die Vergabekammer des Bundes (VK Bund, Beschluss vom 18.08.2015 – VK 2-43/15).

Darum ging’s: Der Auftraggeber hatte interessierten Bietern die Vergabeunterlagen per E-Mail übermittelt. Von einer Bietergemeinschaft erhielt er die Mitteilung, wegen Serverproblemen seien die Vergabeunterlagen auf dem ursprünglich mitgeteilten Mail-Account nicht eingegangen. Auf Bitten der Bietergemeinschaft wurden die Vergabeunterlagen dann an eine alternative Mail-Adresse verschickt. Seine Antworten auf diverse Bieterfragen versandte der Auftraggeber dann allerdings wieder an die ursprünglich mitgeteilte Adresse. Eine Zustellnachricht erhielt er nicht, eine Lese- oder Empfangsbestätigung hatte er nicht angefordert. Der Bieter berief sich darauf, auch diese E-Mail nicht erhalten zu haben und sah sich deswegen benachteiligt.

Die Vergabekammer des Bundes gab der Rüge statt. Der Auftraggeber sei nach allgemeinen Grundsätzen in der Beweispflicht für den Zugang der Antworten auf die Bieterfragen. Diesen Nachweis könne er nicht führen, weil keine Empfangsbestätigungen vorgelegt werden könnten. Schon angesichts der vorherigen Probleme wäre der Auftraggeber verpflichtet gewesen, Nachforschungen zum Zugang der E-Mail bei der Bietergemeinschaft anzustellen. Jedenfalls nach Treu und Glauben sei es ihm daher verwehrt, sich auf den Zugang der E-Mail zu berufen.

Die Vergabekammer stellt noch heraus, dass eine Empfangsbestätigung einen Anscheinsbeweis dafür begründet, dass eine Mail-Nachricht auch tatsächlich den Empfänger erreicht hat. Insofern ist Auftraggebern unbedingt zu raten, solche Empfangsbestätigungen anzufordern. Bleibt die Empfangsbestätigung aus, sollten sicherheitshalber Nachforschungen dazu angestellt werden, ob alle Bieter die Mail auch erhalten haben.