Der übliche Hinweis im Arbeitsvertrag, dass der Arbeitnehmer mit der Speicherung und Verarbeitung von Daten einverstanden ist, reicht nicht mehr aus. Nach der DSGVO muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten über die Speicherung und Verarbeitung von Daten informieren.
Die gesetzliche Vorgabe ist Art. 5 Abs. 1a DSGVO und Art. 13, 14 DSGVO geregelt. Danach ist folgendes zwingend:

  1. Informationen der Beschäftigten über die Verarbeitung von Beschäftigtendaten
  2. Informationen der Beschäftigten über deren Auskunfts- und Betroffenenrechte Art. 15 f. DSGVO

Bei neu eingestellten Arbeitnehmern sollte eine entsprechende Belehrung und Information zusammen mit dem Arbeitsvertrag erfolgen. Bei Alt-Arbeitnehmern muss die Information auch sichergestellt werden. Es empfehlt sich die Gegenzeichnung einer entsprechenden Information des Arbeitgebers. Das Gesetz sieht in § 12 Abs. 1 Satz 2 DSGVO auch vor, dass die Übermittlung “ggf. auch elektronisch” erfolgen kann.

Welches Formular ist zu verwenden?

Unglücklicherweise kann die Information nicht in einem allgemein gültigen Formular abgebildet werden. Die Information muss für jeden Arbeitgeber individuell erstellt und angepasst werden. Die Angaben sollten so detailliert sein, dass sich der Beschäftige ein Bild davon machen kann, welche Daten verarbeitet und gespeichert werden.

Allerdings braucht niemand das “Rad neu zu erfinden”. Nach ausreichend Vorlaufzeit ist die DSGVO nun in Kraft getreten. Die meisten Unternehmen haben schon ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO erstellt. Für die Informationen der Beschäftigten in dem Unternehmen kann anhand dieses bereits erstellten Verarbeitunsgverzeichnisses formuliert werden.

Dazu ergeben sich diverse Hinweise und Belehrungen, die in dem Gesetz stehen und immer gleich sind. Dafür kann man eine Musterformulierung wählen.

Fazit:

  • Es gibt keine allgemein gültige Belehrung der Beschäftigten nach der DSGVO.
  • Beschäftigte müssen nach der DSGVO informiert und belehrt werden.
  • Grundlage für die Belehrung und Information ist das bereits erstellte Verarbeitungsverzeichnis im Unternehmen.

 

Sönke Höft
Fachanwalt für Arbeitsrecht