Höft 2 - KopieHat eine GmbH nur einen Gesellschafter, der möglicherweise auch noch Geschäftsführer ist, stellt sich die Frage wie Beschlüsse der Gesellschafterversammlung und Weisungen zu dokumentieren sind. 
Geregelt ist dies in § 48 Abs. 3 GmbHG. Danach muss der Gesellschafter unverzüglich nach der Beschlussfassung eine Niederschrift (Protokoll) über die Beschlüsse aufnehmen.

Erfolgt dies nicht, sind die Beschlüsse aber nicht nichtig. Teilweise wird die fehlende Protokollierung durch das tatsächliche Handeln ersetzt. Soll z. B. einem anderen Geschäftsführer gekündigt werden, reicht es aus, wenn die Kündigung tatsächlich ausgesprochen wird. Gleiches gilt für die Bilanzfeststellung dann, wenn die Bilanz tatsächlich von dem Alleingesellschafter und Geschäftsführer beim Finanzamt eingereicht wird.

Will der Gesellschafter sich im Rahmen eines Rechtsstreits auf einen Gesellschafterbeschluss berufen, kann er dies nicht durch Zeugen tun. Es gibt für die selbst gefasste Willensbildung gar keine Zeugen. Er ist in den Beweismitteln beschränkt.

Im Steuerrecht hat die Beschlussfassung noch andere Auswirkungen. Hier ist sie häufig notwendig, um eine verdeckte Gewinnausschüttung (VGA) zu vermeiden. Denn durch den protokollierten Beschluss kann gegenüber dem  Finanzamt der Nachweis geführt werden, dass die Willensbildung tatsächlich vor der Gewährung von Leistungen der Gesellschaft an den Gesellschafter/Geschäftsführer erfolgte.

Wie muss eine solche Beschlussfassung bei einer Ein-Personen-GmbH aussehen?

  1. Datum der Beschlussfassung
  2. Beschlussinhalt
  3. Vollzug des Beschlusses (z. B. Vollmacht für einen Geschäftsführer oder für den Gesellschafter, eine Kündigung auszusprechen oder einen Vertrag zu unterzeichnen). Das ist nur notwendig soweit bisher erteilte Vollmachten nicht ausreichen.
  4. Bei einem Entlastungsbeschluss für einen Mitgeschäftsführer ist auch diese Entlastung zu dokumentieren.

Sönke Höft
Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht

Gesetzliche Grundlage: § 48 GmbHG