Worauf muss ein Auftraggeber bei der Gestaltung eines Vertrags über die Einführung und den Betrieb von Software achten?

Typisches Szenario

Fall 1: AG (Auftraggeber) beauftragt AN (Auftragnehmer) mit der Einführung von Software. AN hat auf der Grundlage einer Standardsoftware eine Branchenlösung entwickelt und soll diese bestehende Lösung noch weiter an die Bedürfnisse des AG anpassen. Der Vertrag besagt, daß die Parteien zunächst ein Workshopprotoll erstellt haben, anhand dessen ein Pflichtenheft zu realisieren ist. Das Pflichtenheft ist dem AG nach der Fertigstellung vorzulegen und danach ist die Software zu realisieren. Nach 3 Monaten stellt AG fest, daß wesentliche Funktionalitäten und Eigenschaften der Software nicht mehr einzuhalten sind. Der Projektplan ist überhaupt nicht mehr zu halten. In einer Krisensitzung streiten sich AN und AG darüber, ob die vom AG als wesentlich vorausgesetzen Eigenschaften kostenlos zu erstellen sind.

Jeder kennt dieses Szenario. Die Computerwoche schreibt, daß mehr als ein Drittel aller Projekte scheitern. Der IT-ler, der zuvor noch mit Referenzen und Fachkompetenz glänzte, stellt sich als jemand heraus, der das blaue vom Himmel zitierte und nun nur gegen Aufstockung von Zeit- wie auch Honorar von bis zu 1/3 wenigstens die grundsätzlichen Funktionen und Eigenschaften der Software realisieren will. Um zu einem anderen Anbieter zu wechseln, ist es zu spät.

Die Frage lautet: Wie kann der Anwalt seinen Mandanten vor diesem Szenario schützen? Die Verantwortung für die Umsetzung in die Technik trägt der AN und in diesem Bereich ist der AG durch das Gesetz gut geschützt.

Die meisten Projekte, die während der Einführung von Software scheitern, scheitern weniger an technischer Inkompetenz des Auftragnehmers als an einer unzureichenden Planung. Die Antwort des Juristen setzt also an der Verantwortung für das Gelingen der Planung – genauer: bei der Festlegung von Operationen und Prozessen –  an.

Wenn Software in einem Unternehmen eingeführt wird, müssen bestimmte Operationen und Prozesse in der Software abgebildet werden. Die Software bestimmt in manchen Unternehmen die Betriebsabläufe, in den meisten greift sie tief in bestehende Abläufe ein.

Ich weiß nicht, wie viele Projekte ich in den letzten 12 Jahren beraten habe, aber glauben Sie mir bitte, Fragen nach Vertragsstrafen, Haftung und Gewährleistung sind nicht so spannend wie die Frage nach der Verantwortung des Gelingens der Planung. Wie ist die Software des AN im Standard organisiert, welche Prozesse setzt sie voraus und welche Operationen müssen erfolgen? Wie arbeitet mein Unternehmen? Wo ist das Delta? Wie kann man das Delta schließen und welche Prioritäten sind dabei zu bilden.

Teil 2