Unternehmen dürfen Daten ihrer Mitarbeiter dauerhaft speichern, wenn diese Daten möglicherweise einmal benötigt werden, um urheberrechtliche Ansprüche wirksam zu verteidigen. Dies entschied das Verwaltungsgericht Berlin und verwarf damit eine Löschungsanordnung des Berliner Datenschutzbeauftragten (Urteil vom 13.01.2014 – 1 K 220.12).

Im konkreten Fall ging es um den Anbieter eines Kartendienstes im Internet. Dieser ließ durch Mitarbeiter einer Agentur das Kartenmaterial laufend überarbeiten, ergänzen und verbessern. Die so entstandenen Karten sind grundsätzlich als urheberrechtlich geschützte Werke anzusehen.

Zur Sicherung urheberrechtlicher Ansprüche speicherte das Unternehmen eine exakte Dokumentation der Bearbeitungsschritte. Hierzu gehörten der volle Name des jeweiligen Bearbeiters sowie Zeitraum und Inhalt jeder einzelnen konkreten Bearbeitung. Hierzu ließ sich das Unternehmen eine entsprechende Einverständniserklärung von den Mitarbeitern der Agentur unterschreiben.

Als nun sowohl die Bearbeitung der Karten in Deutschland eingestellt als auch die Agentur insgesamt aufgelöst wurde, forderte der Berliner Datenschutzbeauftragte zur Löschung der Daten auf. Diese seien nicht erforderlich, weil kein objektiv schützenswertes Interesse an der dauerhaften Speicherung vorliege. Insbesondere meinte der Datenschutzbeauftragte auch, es sei nicht notwendig, zum Nachweis von Urheberrechten derart genau – und im Zweifel unter Benennung von Zeugen – die einzelnen Bearbeitungsschritte eines Werks nachzuweisen.

Dass er mit dieser Einschätzung danebenlag, weiß jeder, der schon einmal eine komplexe urheberrechtliche Situation vor Gericht hat beweisen müssen. Denn selbstverständlich ist es vor Gericht zumindest nicht ausgeschlossen, dass streitige Urheberrechtsverhältnisse eine bis ins Detail der einzelnen Bearbeitung reichende Beweisführung erfordern. Und hierzu gehört eben auch die Benennung des einzelnen Bearbeiters als Zeugen, weil sich nur dadurch der Beweis der jeweiligen konkreten Bearbeitung nach Art und Umfang wird führen lassen.

Dies sah zum Glück auch das Verwaltungsgericht Berlin so und attestierte dem Kartendienstanbieter ein objektives Interesse daran, die Daten der Mitarbeiter hinsichtlich der Bearbeitung zu diesem Zweck dauerhaft zu speichern. Eine gute Nachricht auch für Software-Unternehmen, die im Rahmen der Anpassung von Softwaremodulen ebenfalls darauf angewiesen sein können haarklein nachzuweisen, welche Bearbeitungsschritte im Einzelnen vorgenommen wurden.

Rechtlich interessant ist die Tatsache, dass das Gericht das erteilte Einverständnis der Mitarbeiter bei seinen Erwägungen gänzlich außer Acht lässt. Dies könnte ein Hinweis darauf sein, dass das Gericht – wie auch viele andere – solchen Einverständniserklärungen im Rahmen von Arbeitsverhältnissen grundsätzlich kritisch gegenübersteht. Vielfach wird hier eingewendet, es fehle wegen der besonderen Situation im Verhältnis Arbeitnehmer – Arbeitgeber an der Freiwilligkeit des Einverständnisses.

Stattdessen stützt das Gericht seine Entscheidung ausschließlich auf den gesetzlichen Erlaubnistatbestand des § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG. Danach ist die Datenspeicherung nach einer Interessenabwägung zwischen der verantwortlichen Stelle und dem Betroffenen dann zulässig, wenn die Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden schutzwürdigen Belange des Betroffenen entgegenstehen. Das Interesse des Betroffenen an einer Löschung der Daten sah das Gericht hier nicht als überwiegend an, weil die Zweckbindung der Daten eng gefasst sei und außerdem nur Daten der Mitarbeiter gespeichert seien, die einen sehr umgrenzten Ausschnitt ihres Arbeitslebens umfassten.