Nehmen wir einmal an, Sie, als IT-Unternehmen, werden beauftragt, eine Individualsoftware bei einem Unternehmen zu installieren. Sie setzen sich also zusammen, und beratschlagen, wie die Implementierung einer neuen Software erfolgen kann. Aus juristischer Sicht passiert nun folgendes:

Sie und der Auftraggeber schließen einen Vertrag. Da Sie einen Erfolg schulden, wird Ihr Vertrag als Werkvertrag eingestuft (Sie wissen bereits, dass es auf den Titel des Vertrags nicht ankommt, sondern nur darauf, was beide Vertragspartner tatsächlich gewollt haben, z.B. einen bestimmten Erfolg, und wie der Vertrag tatsächlich durchgeführt wird).

Vergütung nach Zeitaufwand

Bei einem Werkvertrag ist es oft nicht möglich, die genaue Vergütung des IT-Unternehmens vor dem Vertragsschluss festzulegen. In § 612 BGB gilt, dass die übliche Vergütung geschuldet ist, wenn die Höhe der Vergütung nicht bestimmt ist.

Da der Auftraggeber nicht ohne eine hinreichende Einschätzung einen Vertrag schließen wird, und Sie sich nicht darauf verlassen möchten, nach der üblichen Vergütung bezahlt zu werden, vereinbaren Sie im Falle eines Werkvertrags eine Vergütung nach geleistetem Aufwand und geben eine Einschätzung darüber ab, in wie vielen Stunden Sie das beauftragte Projekt fertig stellen werden.

Sie verkalkulieren sich, der Aufwand ist höher, als erwartet

Der Auftraggeber ist nicht begeistert, denn er hat sich darauf verlassen, dass Ihre Kalkulation zutreffend ist. Nun stellen sich mehrere Fragen:

  1. Kann der Auftraggeber die Zahlung weiterer Kosten verweigern?
  2. Kann der Auftraggeber den Vertrag kündigen, da der geschätzte Aufwand überschritten wird?
  3. Wann und wie muss ich dem Auftraggeber mitteilen, dass die geschätzten Kosten überschritten werden?
  4. Kann ich eine vertragliche Regelung vereinbaren, um mich zu schützen?

Zunächst einmal sollten Sie den Werkvertrag so gestalten, dass Sie keine Garantie oder Gewähr für die Richtigkeit Ihres geschätzten Aufwands übernehmen wollen. Ihr Kostenvoranschlag sollte stets unverbindlich sein. Unter diesen Voraussetzungen können Sie Ihre Vergütung für den Mehraufwand selbstverständlich fordern.

Sollte der Auftraggeber aufgrund der Mehrkosten den Vertrag kündigen (kündigen kann der Auftraggeber im Übrigen jederzeit und ohne besonderen Grund!), so können Sie (gem. § 648 BGB) trotzdem die vereinbarte Vergütung verlangen, wobei diejenigen Kosten abzuziehen sind, die Sie durch die Kündigung einsparen (z.B. Reisekosten).

Beachten Sie: Sollte der Auftraggeber den Vertrag kündigen, weil die tatsächlichen Kosten Ihren Kostenvoranschlag wesentlich übersteigen, kann der Auftraggeber nach § 649 Abs. 1 BGB kündigen mit der Konsequenz, dass Sie lediglich die Vergütung für Ihre bisher getätigte Leistung und entstandenen Aufwendungen fordern können.

Wann eine Überschreitung des Kostenvoranschlags wesentlich ist, lässt sich nicht pauschal sagen, weil die Rechtsprechung dies in jedem Einzelfall entscheidet, wobei es um Quoten von 10-30 % geht.

Sie müssen dem Auftraggeber unverzüglich von dem Mehraufwand in Kenntnis setzen.

Ein Change Request ist allerdings von dieser Regelung ausgenommen, denn hier weiß der Auftraggeber bereits zum Zeitpunkt der weiteren Beauftragung, dass die Kosten und auch der zeitliche Aufwand sich erhöhen.

Sie können das Kündigungsrecht des Auftraggebers nicht ausschließen. Sie können ebenfalls nicht vereinbaren, wann eine wesentliche Überschreitung der geschätzten Kosten vorliegt (z.B. „eine wesentliche Überschreitung liegt vor, wenn die tatsächlichen Kosten den geschätzten Aufwand um 50% übersteigen“). Sie sollten ausdrücklich vereinbaren, dass Ihre Kostenvoranschläge unverbindlich sind und dass Sie keine Gewähr für die Richtigkeit Ihre Schätzung übernehmen können.

In der Vertragsgestaltung gibt es die Möglichkeit, die Einhaltung des Kostenvoranschlags mit einem Bonus zu belohnen und die Überschreitung der Kosten individuell zu deckeln.