Die sogenannte Übernahmeerklärung ist keine Besonderheit des Softwareleasings. Beim Leasen von Software führt die Übernahmeerklärung jedoch oftmals zu Schwierigkeiten für den Leasingnehmer. Das erklärt sich durch den „gestreckten Kauf-/ und Herstellungsprozess“ der Software, jedenfalls dann, wenn auch Anpassungsleistungen Bestandteil des Vertrages sind.

In den meisten Leasingverträgen wird vereinbart, dass der Leasingnehmer bei Anlieferung des Leasinggutes dem Leasinggeber gegenüber schriftlich bestätigt, dass  er das Leasinggut in einem vertragsgerechten, funktionsfähigen Zustand frei von Mängeln erhalten hat. In aller Regel beginnt die Laufzeit des Vertrages mit dem Datum der Übernahmeerklärung, d.h. die Leasinggesellschaft bezahlt die Kaufpreis-/ Werklohnforderung des Lieferanten nach Erhalt der Übernahmeerklärung vom Leasingnehmer, und sie berechnet ab diesem Zeitpunkt dem Leasingnehmer gegenüber die Leasingraten.

Die von den Leasinggesellschaften vorgesehenen, standardisierten Übernahmeerklärungen, sind für den gestreckten „Kauf-/Herstellungsprozess“ bei Software in Kombination mit dem Lizenz Erwerb oftmals ungeeignet. Der Leasingnehmer muss daher unbedingt darauf achten, die Übernahmeerklärung für die Software erst nach vollständig abgeschlossener Anpassungsleistung durch den Lieferanten und dem Test der Software  nach  Echtstart zu unterschreiben.

Die Übernahmeerklärung wird von der Rechtsprechung des BGH als eine Quittung (Empfangsquittung) eingestuft, und nicht etwa als ein Schuldanerkenntnis. Das ist zunächst positiv für den Leasingnehmer, da es dazu führt, dass der Leasingnehmer durch die Übernahmeerklärung weder das Bestehen der Ratenzahlungsverpflichtung anerkennt, noch die Vertragsgemäßheit des Leasinggegenstandes. Dennoch hat die Unterzeichnung der Übernahmeerklärung rechtliche Folgen für den Leasingnehmer, die sehr unangenehm sein können, insbesondere dann, wenn die Übernahmequittung erteilt wird, ohne dass der Lieferprozess der Software, wie z.B. die vertraglich vereinbarten Anpassungsleistungen, Schulungen, Dokumentationen, etc. bereits vollständig abgeschlossen worden sind.

Den Leasingnehmer trifft nämlich nach Erteilung der Übernahmeerklärung  die vollständige Beweislast für die Unrichtigkeit der Übernahmeerklärung gegenüber der Leasinggesellschaft, d.h. er hat zu beweisen, dass bestimmte, geschuldete  Anpassungsleistungen der Software, Schulungen, oder Dokumentationen noch nicht erfolgt sind, oder nicht vertragsgerecht erbracht wurden. Das kann sehr schwierig werden und im Ergebnis dazu führen, dass der Leasingnehmer die Leasingraten zu erfüllen hat, obgleich im keine vertragsgerechte Software geliefert wurde.  Es ist daher unbedingt notwendig, nicht vorschnell umfassende Übernahmeerklärung (z.B. für Hard- und Software) abzugeben. Vielmehr ist wirklich darauf zu achten, welche Vertragsverpflichtungen vom Lieferanten bereits erbracht worden sind und welche noch offen sind. Gegebenenfalls ist die standardisierte Übernahmeerklärung des Leasinggebers in einen eigenen, individuellen Text abzuändern. Empfehlenswert sind dabei Formulierungen, die nur die grundsätzliche Entgegennahme des Leasinggegenstandes (Hardware) bestätigen und die Funktionstauglichkeit der Software erst nach einem Echtstart und einer Testphase erklären.