Was unter Qualität bewertet wird
Sobald Qualität in die Wertung einfließt, stellt sich die Frage, was konkret bewertet wird. § 58 Abs. 2 VgV nennt als typische Zuschlagskriterien neben dem Preis insbesondere Qualität einschließlich des technischen Werts, Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals sowie die Verfügbarkeit von Kundendienst und technischer Hilfe.
- Qualität
Technische Güte der Lösung, Konzept, methodisches Vorgehen, Projektstrategie.
- Organisation, Erfahrung, Qualifikation
Eingesetztes Personal, Referenzen, Projektorganisation. Zulässig nur mit vertraglicher Bindung des benannten Personals. - Kundendienst & technische Hilfe
SLA-Strukturen, Reaktionszeiten, Supportmodelle – je konkreter und verbindlicher beschrieben, desto besser bewertet.
Zum Kriterium Personal ist eine Präzisierung wichtig. Die Qualifikation des eingesetzten Personals darf als Zuschlagskriterium verwendet werden, jedoch nur dann, wenn vertraglich sichergestellt ist, dass dieses Personal auch tatsächlich eingesetzt wird. Wer qualifiziertes Personal benennt und das vertraglich absichert, kann hier gegenüber Mitbewerbern Punkte gewinnen.
Beurteilungsspielraum und Transparenzpflicht
Bei der Bewertung qualitativer Kriterien genießt der Auftraggeber einen erheblichen Beurteilungsspielraum. Zwei Bewertergruppen können dasselbe Konzept sachlich vertretbar unterschiedlich beurteilen. Die Nachprüfungsinstanzen überprüfen die Wertungsentscheidung nur eingeschränkt, maßgeblich ist nicht, ob das eigene Konzept objektiv besser war, sondern ob die Bewertung verfahrenskonform, sachlich begründet und in sich konsistent war.
Die Kehrseite dieses Spielraums ist die Dokumentationspflicht nach § 8 VgV: Der Auftraggeber muss festhalten, auf welche konkreten Aspekte er seine Bewertung stützt. Eine Dokumentation, die lediglich das Ergebnis wiedergibt, genügt diesen Anforderungen nicht.
Beispiel aus der Rechtsprechung
OLG Düsseldorf, Beschluss v. 21.10.2015 – VII-Verg 28/14
In einem Verfahren zur Beschaffung einer Virenschutzsoftware für die Bundesverwaltung hat das OLG Düsseldorf das verwendete Bewertungssystem für vergaberechtswidrig erklärt. Bieter konnten aus den Vergabeunterlagen nicht zuverlässig ableiten, unter welchen Voraussetzungen ihre Angebote mit welcher Punktzahl bewertet würden – etwa wann Leistungen als mit „kleinen Schwächen“ oder „geringen Einschränkungen“ einzustufen seien. Ein solches System lässt nach Auffassung des Gerichts objektiv Raum für willkürliche Wertungsentscheidungen und genügt den vergaberechtlichen Transparenzanforderungen nicht.
Praktische Hinweise für IT-Unternehmen
Vor der Angebotsabgabe sollten IT-Unternehmen die Vergabeunterlagen gezielt auf drei Fragen hin prüfen: Welche Wertungsmethode wird angewendet und ist sie für den konkreten Beschaffungsgegenstand zulässig? Welche Qualitätskriterien werden in welchem Umfang gewichtet? Und sind die Bewertungsmaßstäbe so konkret beschrieben, dass erkennbar ist, was eine überdurchschnittliche Bewertung erfordert?
Wichtig dabei ist, dass nicht alle diese Informationen in den Vergabeunterlagen immer vollständig und klar dargelegt sind, obwohl der Auftraggeber dazu vergaberechtlich verpflichtet ist. Wertungsmethode und Gewichtung der Kriterien müssen bekanntgegeben werden. Die genauen Bewertungsmaßstäbe innerhalb von Notenstufen oder Punktespannen hingegen sind häufig unzureichend konkretisiert und genau das ist, wie die Rechtsprechung zeigt, ein typischer Ansatzpunkt für eine Rüge.
Wer feststellt, dass eine der drei Fragen aus den Unterlagen nicht beantwortet werden kann, sollte das nicht stillschweigend hinnehmen. Unklarheiten und Widersprüche in der Wertungssystematik müssen vor Angebotsabgabe gerügt werden. Wer das versäumt, verliert die Möglichkeit, sich im Nachprüfungsverfahren darauf zu berufen. Nach einer Absage lohnt es sich, die Mitteilung des Auftraggebers und die eigene Punktzahl im Vergleich zum Zuschlagsempfänger sorgfältig auszuwerten. Nicht jede Niederlage ist vergaberechtlich angreifbar, aber manche sind es.
